Saseler Bogen 3 22393 Hamburg Telefon: 040-640 65 94 Fax: 040-64 94 07 43 Mail: info@fuhlbrueck.de
Fuhlbrück GmbH Versicherungsmakler
Datenschutz
Datenschutzrichtlinie
Datenschutzorganisation der
Fuhlbrück GmbH
Versicherungsmakler
Saseler Bogen 3
22393 Hamburg
040 / 6406594
info@fuhlbrueck.de
Bei allen Fragen rund um den Schutz Ihrer Daten erhalten Sie Auskunft durch unsere
Geschäftsführung, Sie erreichen uns über die vorgenannten Kontaktdaten.
Sie haben Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, in deren Bundesland das Unternehmen
seinen Sitz hat. Für unser Unternehmen ist dies:
Eine Datenübermittlung findet an Versicherer/ Dienstleister statt, um den von Ihnen
gewünschten Versicherungsschutz einzudecken. Des Weiteren an öffentliche Stellen und
Institutionen, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Eine Übersicht über die vorgestellten
Geschäftspartner händigen wir auf Wunsch aus.
1 Geltungsbereich
Diese Richtlinie regelt die datenschutzkonforme Informationsverarbeitung und die
entsprechenden Verantwortlichkeiten beim obengenannten Unternehmen (und seiner/n
Niederlassung/en) auf Basis der gesetzlichen Regelungen der Europäischen Datenschutz-
Grundverordnung (DS-GVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSGneu). Alle Mitarbeiter sind zur
Einhaltung dieser Richtlinie verpflichtet.
Sie richtet sich insbesondere an:
Mitarbeiter, Kunden und Interessenten, Versicherer und Dienstleister.
Hierbei gelten folgende Grundsätze:
- Wahrung der Persönlichkeitsrechte
- Zweckbindung personenbezogener Daten
- Transparenz
- Datenvermeidung und Datensparsamkeit
- Sachliche Richtigkeit/ Aktualität der Daten
- Vertraulichkeit bei der Datenverarbeitung
- Sicherheit bei der Datenverarbeitung
- Löschung und Einschränkung der Verarbeitung von Daten auf Anforderung
2 Begriffsdefinitionen (Art. 4 DS-GVO)
Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer
natürlichen Person (Betroffener). Beispiele: Name, Vorname, Geburtstag, Adressdaten,
Vertragsdaten, E-Mail-Inhalte.
Besondere personenbezogene Daten sind Angaben über rassische, ethnische Herkunft, politische
Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit,
Gesundheit oder Sexualleben, sowie wirtschaftliche Verhältnisse.
Verantwortliche Stelle ist jede Person oder Stelle, die personenbezogene Daten für sich selbst
erhebt, verarbeitet oder nutzt oder dies durch andere im Auftrag vornehmen lässt.
3 Erheben, Verarbeiten und Speichern personenbezogener Daten (Art.5 + 6 DS-GVO)
Das Erheben, Verarbeiten und Speichern personenbezogener Daten in unserem Unternehmen
geschieht auf Basis des von uns verwendeten Maklerauftrages und den mitgeltenden Dokumenten
(wie z.B. Maklervollmacht, Einwilligung zur Datenverarbeitung, die separat unterzeichnet
werden). Ohne eine konkrete Beauftragung und eine datenschutzrechtliche
Einwilligungserklärung durch unsere Kunden werden wir nicht tätig (bei Kindern und
Jugendlichen wird die Einwilligung durch die Erziehungsberechtigten erteilt). Wir
dokumentieren unsere Tätigkeit umfänglich über unser Maklerverwaltungsprogramm und halten
konkrete Verfahrensanweisungen für die Ausführung unserer Aufträge vor. Profiling findet in
unserem Unternehmen nicht statt. Die Daten werden ausschließlich zu den vereinbarten Zwecken
verarbeitet.
Die Daten unserer Kunden werden nach Kündigung des Maklervertrages nach den gesetzlichen
Vorgaben, insbesondere der Bestimmungen zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Die
Fristen können zur Verteidigung von möglichen Rechtsansprüchen entsprechend verlängert
werden. An Stelle der Löschung tritt die Einschränkung der Verarbeitung.
4 Verpflichtung auf Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiter werden bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit zur Verschwiegenheit und der
Einhaltung der Arbeitsanweisungen sowie dieser Richtlinie verpflichtet. Die Verpflichtung wird
jährlich erneuert und besteht auch nach der Beendigung ihrer Tätigkeit fort.
5 Verarbeitungsübersichten (Art. 30 DS-GVO)
Mittels interner Verfahrensübersichten (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten) schaffen wir
Transparenz innerhalb des Unternehmens und überprüfen, ob unsere Verfahren besondere
Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen aufweisen und damit einer
Vorabkontrolle/ Datenschutz-Folgeabschätzung unterliegen. Es besteht die Verpflichtung, diese
Übersichten vorzuhalten für eine Einsichtnahme durch die Behörden.
6 Beschaffung von Hard- und Software
Sämtliche für unsere Arbeitsabläufe notwendige Hardware (Rechner, Bildschirme, Tastatur,
Maus und Peripheriegeräte wie Scanner oder Drucker) wird nach internen Richtlinien gesteuert.
Die Rechner werden für die Mitarbeiter bereits konfiguriert und mit den entsprechenden
Programmen, die wir im Standard nutzen, ausgestattet. Weitere Software darf nur in Absprache
mit der Geschäftsführung installiert werden.
7 Passwortrichtlinien
Um die Zugriffe zu unseren Systemen sicher zu gestalten, ist eine individuelle Authentifizierung
notwendig. Für diese wurden interne Regelungen getroffen, an die sich alle Beteiligten halten
müssen.
8 Technische und organisatorische Maßnahmen
Wir ergreifen alle uns möglichen Maßnahmen, die nach dem aktuellen Stand der Technik, sowie
organisatorisch dazu geeignet sind, um Unbefugten keinen Zugriff auf die bei uns gespeicherten
personenbezogenen Daten zu gewähren. Dazu führen wir separate Aufzeichnungen, um die
Anforderungen an die Sicherheit der Datenverarbeitung zu dokumentieren.
Eine Übermittlung in Drittländer ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht geplant.
9 Rechte von Betroffenen (Art. 12 -23 DS-GVO)
1. Der Betroffene kann Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten welcher
Herkunft über ihn zu welchem Zweck gespeichert sind. Falls im Arbeitsverhältnis nach dem
jeweils anzuwendendenArbeitsrecht weitergehende Einsichtsrechte in Unterlagen des
Arbeitgebers (z.B. Personalakte) vorgesehen sind, so bleiben diese unberührt.
2. Werden personenbezogene Daten an Dritte übermittelt, muss auch über die Identität des
Empfängers oder über die Kategorien von Empfängern Auskunft gegeben werden.
3. Sollten personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, kann der Betroffene ihre
Berichtigung oder Ergänzung verlangen.
4. Der Betroffene kann der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu Zwecken der
Werbung oder der Markt und Meinungsforschung widersprechen. Für diese Zwecke müssen die
Daten für die Verarbeitung eingeschränkt (gesperrt) werden.
5. Der Betroffene ist berechtigt, die Löschung seiner Daten zu verlangen, wenn die
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten fehlt oder weggefallen ist. Gleiches gilt für den
Fall, dass der Zweck der Datenverarbeitung durch Zeitablauf oder aus anderen Gründen entfallen
ist. Bestehende Aufbewahrungspflichten und einer Löschung entgegenstehende schutzwürdige
Interessen müssen beachtet werden.
6. Der Betroffene hat ein grundsätzliches Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung seiner Daten
mit Wirkung auf die Zukunft, das zu berücksichtigen ist, wenn sein schutzwürdiges Interesse
aufgrund einer besonderen persönlichen Situation das Interesse an der Verarbeitung überwiegt.
Dies gilt nicht, wenn eine Rechtsvorschrift zur Durchführung der Verarbeitung verpflichtet.
7. Der Betroffene hat das Recht auf Datenübertragbarkeit. Das bedeutet das Recht, die
personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu
erhalten. Freiheiten und Rechtet anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtig werden.
8.Der Betroffene hat ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, in deren Bundesland das
Unternehmen seinen Sitz hat. Die Kontaktdaten finden Sie zu Beginn der Beschreibung unserer
Datenschutzorganisation.
10 Verfahren bei „Datenpannen“ (Art. 33 DS-GVO)
Jeder Mitarbeiter soll seinem jeweiligen Vorgesetzten, der Geschäftsführung oder dem DSB
unverzüglich Fälle von Verstößen gegen diese Datenschutzrichtlinie oder andere Vorschriften
zum Schutz personenbezogener Daten (Datenschutzvorfälle) melden. Die verantwortliche
Führungskraft ist verpflichtet, den DSB umgehend über Datenschutzvorfälle zu unterrichten.
In Fällen von unrechtmäßiger Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte,
unrechtmäßigem Zugriff durch Dritte auf personenbezogene Daten, oder bei Verlust
personenbezogener Daten sind die im Unternehmen vorgesehenen Meldungen unverzüglich
vorzunehmen, damit nach staatlichem Recht bestehende Meldepflichten von
Datenschutzvorfällen erfüllt werden können.